Fokus statt Prokrastination: Die besten Apps

Wieso im Alleingang gegen Prokrastination vorgehen, wenn es Hilfsmittel gibt?

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Der heutige Artikel widmet sich dieser Frage und zeigt Schritt für Schritt, welche Hilfsmittel Teil meines persönlichen Arbeitsflusses sind, um auf Kurs zu bleiben.

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Dazu betrachten wir exemplarisch die Aufgabe, diesen Blogartikel zu schreiben – dabei zeigen wir, welchen Zweck die einzelnen Tools erfüllen, welche Anwendungstipps sich über längere Nutzungszeiträume bewährt haben und welche Alternativen zur Verfügung stehen.

Hilfsmittel gegen Prokrastination

Während es egal sein mag, welche Tools konkret als Hilfsmittel verwendet werden, hat sich die folgende Auswahl (in genau dieser Reihenfolge) besonders bei mir durchgesetzt. Vielleicht ist es eine persönliche Präferenz, oder vielleicht auch der universelle Schlüssel, um Prokrastination ein für alle Mal zu eliminieren :)

1. Pomofocus.io

Zu Beginn jeder Produktivitäts-Session öffne ich meinen Browser und starte einen Timer auf Pomofocus.io. Keine Ausnahmen, jeden Tag, jedes Mal.

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Pomofocus ist ein webbasierter Pomodoro-Timer, der den Fokus auf Fokus legt. Das minimale Design bietet wenig Spielraum für Ablenkungen, während umfassende Funktionalitäten zur individuellen Anpassung weiterhin vorhanden sind.

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Von benutzerdefinierten Session-Längen und Pausenzeiten über Leaderboards und Task-Management ist alles mit dabei. Und das Beste zum Schluss — kostenlos und ohne Account.

Doch über die offensichtlichen Funktionen hinaus machen diese Aspekte Pomofocus zu einem absoluten Favoriten:

• Deine Voreinstellungen werden auch ohne Account anhand von Cookies gespeichert, sodass es beim nächsten Mal sofort losgehen kann.
• Durch ein Leaderboard, eine Zeitauswertung und tägliche “Streaks” (nur mit Account verwendbar) erhält Produktivsein einen spielerischen Charakter.
• Sowohl der Alarm-Ton als auch die Hintergrundfarben der Arbeits- und Pausephase können verändert werden. Zusätzlich lässt sich der Zeitpunkt, zu dem eine lange Pause stattfindet, individuell anpassen.

Anwendungstipps für Pomofocus

Da die meisten Aufgaben länger als 25 Minuten dauern, kommt es häufig vor, dass man von einer Pause “unterbrochen” wird. Infolgedessen greift man oft zum Handy und muss sich bereits nach 5 Minuten dazu überwinden, mit einer neuen Tätigkeit zu beginnen.

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Deshalb empfehle ich, alle Phasen in ihrer Dauer zu verdoppeln:

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{{ProcPomo_table="/support/components"}}

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Diese Veränderung löst mehrere Probleme:

• 50 Minuten sind eine gute Länge, um große Fortschritte zu machen — und  dennoch kurz genug, um Prokrastination im Zaum zu halten
• Eine 10-minütige Pause ist genug Zeit, um mehr als eine kurze Instagram-Detour zu starten. Bewege dich ein wenig, greife dir einen Snack oder schaue ein kurzes YouTube-Video!
• Die lange Pause ist genug, um eine kleine Mahlzeit zuzubereiten oder eine Anime-Episode zu schauen. Danach geht es gestärkt weiter.

Alternativen für Pomofokus

Es muss nicht viel um den heißen Brei geredet werden – prinzipiell kann jeder Timer als Pomodoro-Timer genutzt werden. Obwohl zusätzliche Funktionen unterstützend wirken können, geht es primär darum, dass dein Workflow funktioniert. Andere Optionen sind:

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{{ProcAltPomo_table="/support/components"}}

2. Notion

Nun kommen wir zum Herzstück meines Produktivitätssystems. Notion bietet eine umfassende Sandbox zur Organisation von Informationen, To-do-Listen, Links und Texten. Von großen Recherchen bis hin zum finalen Entwurf eines neuen Artikels wird jeder Schritt durch Notion unterstützt und ermöglicht.

Auf alle Funktionen im Detail einzugehen würde den Rahmen dieses Artikels sprengen, doch hier sind einige Anwendungsbeispiele:

• Führen von To-do-Listen inklusive Deadlines.
• Speichern von Notizen, unterstützt durch Bilder, Links und Dateien.
• Organisation von Wissen durch Unterseiten, Datenbanken und interne Verlinkungen.
• Eine große Vorlagensammlung für Habit-Tracker, Budgetplaner und Tutorials.

Anwendungstipps für Notion

Durch übersichtliche To-do-Listen in Form einer Datenbank können Prioritäten und Deadlines einfach nachverfolgt werden. Um Prokrastination zuvorzukommen, lassen sich Projekte auch in kleinere Unteraufgaben teilen, während das übergreifende Ziel sichtbar bleibt.

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Doch auch Notion hat Schwächen und sollte nicht für alles verwendet werden, nur weil es möglich wäre. Anstatt Dateien wie PDFs, Word oder Excel in Notion zu speichern, empfehle ich, einen externen Ordner außerhalb der Software zu erstellen und diesen an passenden Stellen zu verlinken. Notion ist ein exzellenter Ort, um Informationen zu strukturieren, unterstützt Dateien jedoch weniger umfassend.

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Falls Notion dein All-in-One-Wissensdatenbank ist bzw. wird, kann es ab und zu nicht schaden, diese Inhalte lokal zu speichern. Sicher ist sicher!
‍Einstellungen > Allgemein > Inhalte exportieren

Alternativen für Notion

{{ProcAltNot_table="/support/components"}}

(*Nicht gratis verfügbar)

3. Google Kalender

Google Kalender ist … ein Kalender. Trotzdem könnte ich meinen Alltag nicht ohne die etlichen Termine und Erinnerungen überleben, die ich für einen späteren Zeitpunkt festgehalten habe — ein essenzielles Add-on für jedes Produktivitätssystem.

Anwendungstipps für Kalender-Apps

Viele Aufgaben sind erst in Tagen, Monaten vielleicht sogar Jahren fällig. In diesem Fall ergibt es wenig Sinn, diese auf eine tägliche To-do-Liste zu schreiben. Stattdessen kommt der Kalender ins Spiel:

• Meetings und Unternehmungen sollten nächstmöglich eingefügt werden, bevor sie in Vergessenheit geraten.
• Die Kategorisierung von Aufgaben oder Projekten anhand von verschiedenen Farben hilft Ordnung im Chaos zu schaffen.
• Nutze Time-Blocks, um Zeiträume für fokussierte Arbeit an speziellen Projekten zu reservieren.
• Setze klare Deadlines für deine Aufgaben, um Prokrastination entgegenzuwirken.

Wenn wir schon aktiv einen Kalender führen, schadet es nicht auch gleich alle Geburtstage einzutragen. Deine Bekannten werden sich freuen.

Alternative Kalender

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4. ChatGPT

ChatGPT braucht heutzutage keine Einführung mehr. Durch regelmäßige Updates im Verlauf der letzten Jahre sind wir an einem Punkt angelangt, an dem das Modell 4o als All-in-One-Lösung für die meisten Probleme und Anfragen behandelt werden kann.

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Und aus diesem Grund ist es auch für mich ein unerlässlicher Bestandteil der täglichen Arbeit. Vor allem als Brainstorming-Partner für Blogtitel, Artikelideen und Formulierungen ist eine zweite Meinung unschlagbar. Hoffentlich ist mein Schreibstil noch persönlich genug, um nicht zeitnah von KI ersetzt zu werden.

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Doch das ist noch nicht alles. Egal ob es sich um eine Internetrecherche, Sachfragen oder eine Coding-Aufgabe handelt — ChatGPT 4o hält eine Lösung bereit. Allerdings gibt es einige nennenswerte Besonderheiten, wenn wir über das Gratis-Modell hinaus gehen:

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{{ProcChat_table="/support/components"}}

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Das heißt, wenn nächstes Mal eine Coding-Aufgabe oder eine Gedichtsanalyse in unter einer Stunde fällig ist, kennst du genau den richtigen Partner für den Job.

Anwendungstipps für ChatGPT

Neben den zuvor genannten Brainstorming-Tätigkeiten eignet sich ChatGPT auch als vorzüglicher Lernpartner. Zusammenhänge, weiterführende Informationen und verständliche Erklärungen sind nur eine kurze Prompt entfernt.

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Aber: Fakten und Statistiken von ChatGPT sollten immer kritisch hinterfragt und manuell geprüft werden. Ich kann mich an mehr als einen Zwischenfall erinnern, bei dem Zahlen aus heiterem Himmel gezogen wurden und keine faktische Basis hatten.

Alternativen für ChatGPT

Auf die Debatte, ob ChatGPT das aktuell beste KI-Modell ist lassen wir uns erst gar nicht ein. Stattdessen kannst du dich durch die folgende Liste testen, um deinen Favoriten zu finden:

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{{ProcAltChat_table="/support/components"}}

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Einen Leistungsvergleich der Modelle kannst du auf der folgenden Webseite einsehen: Artificial Analysis

Das System in Aktion

Nun kennst du alle wichtigen Hilfsmittel meines täglichen Arbeitsalltags. Während die einzelnen Apps keine Wunder bewirken können, unterstützen sie gemeinsam jeden Aspekt – von Zeitmanagement bis hin zur Aufgabenausführung. Somit bleibt Prokrastination nur noch wenig Spielraum sich einzuschleichen.

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Hier findest du eine konkrete Aufführung der vier Schritte:

1. Setze dich an deinen Arbeitsplatz und starte den Pomodoro-Timer
2. Überlege dir deine heutigen To-dos, notiere sie und unterteile sie in Unteraufgaben, wenn nötig
3. Füge Meetings und Deadlines in deinen Kalender ein
4. Beginne mit der ersten Aufgabe deiner Liste. Nutze ChatGPT zur Unterstützung, falls sinnvoll.

Fazit

Das in diesem Artikel beschriebene System basiert auf meinen persönlichen Erfahrungen mit Prokrastination. Nur weil es für mich funktioniert, heißt das jedoch nicht, dass es auch für dich zwangsläufig funktionieren muss.

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Daher möchte ich dich motivieren, selbst ein wenig mit unterschiedlichen Programmen zu experimentieren, um Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Die obigen vier Schritte dienen dir als grobe Richtlinie, welche Aspekte Teil deiner Routine werden könnten — weiche jedoch gerne von dieser ab!

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Unser Team hört gerne von den Erkenntnissen, die du auf diesem Weg machst. Teile deinen Fortschritt gerne auf dieser Seite mit uns!