Dein Umfeld als Schlüssel: Prokrastination in den Griff bekommen
Hinter Prokrastination steckt oft mehr als das bloße Auge vermuten lässt. Statt einer einfachen schlechten Gewohnheit stellt sie sich nämlich als ein komplexes Zusammenspiel zwischen psychologischen, emotionalen, und Umfeld-Auslösern heraus, die unsere Produktivität hemmen.
Doch durch ein umfassendes Verständnis dieser Faktoren können wir nicht nur Prokrastination vorbeugen, sondern ebenfalls den Fokus steigern. Daher gehen wir in diesem ersten Artikel der dreiteiligen Serie auf die Umfeld-Auslöser ein und präsentieren Methoden, diese zu bewältigen.
Definition: Umfeldfaktoren als Auslöser
Bevor wir tiefer in die Materie einsteigen, sollten wir ein paar Grundlagen klären.
Was sind Umfeld-Auslöser?
Umfeld-Auslöser sind jegliche externe Faktoren unserer physischen, sozialen oder digitalen Umgebung, die Prokrastinationsverhalten auslösen oder verstärken. Dabei können sie in aktiver (z.B. eine ablenkende Benachrichtigung) oder in passiver Form (z.B. ein unordentlicher Schreibtisch) auftreten und Einfluss auf die Aufmerksamkeit, Energie und Motivation nehmen.
Damit unterscheiden sie sich maßgeblich von Aufgabenauslösern – also jenen Aspekten, die mit der Arbeit selbst zusammenhängen – oder von Gefühlsauslösern, die durch emotionale Zustände ausgelöst werden.
Wieso sind Umfeld-Auslöser relevant?
Unsere Umgebung hat einen unwiderlegbaren Einfluss auf unseren Fokus, und damit unsere Produktivität. Mehr Ablenkungen machen es schwieriger, eine neue Aufgabe zu beginnen oder konzentriert an dieser zu arbeiten. Währenddessen werden unterbewusst Verhaltensweisen, namentlich Prokrastination, etabliert, welche diesen Zyklus weiter vorantreiben.
Und dabei beziehen wir nur eine der drei Dimensionen Umfeld, Aufgabe und Emotionen in Betracht. Wer weiß, wir stark sich dieser Effekt verstärkt, wenn wir eine alltagsnähere Situation mit einer Mischung aller betrachten würden.
Die drei Typen von Umfeld-Auslösern
Umfeld-Auslöser sind überall, weswegen ein Verständnis der häufigsten Typen unerlässlich für den gezielten Umgang mit diesen ist.
Die physische Umgebung
Die physische Umgebung beschreibt unser direktes Umfeld - den Arbeitsplatz, die Möbel, der Lärm, die Beleuchtung. Obwohl ein einzelner Faktor unbedeutend scheint, macht die Ansammlung dieser einen bedeutenden Unterschied. Und zwar wie folgt:
{{ProcUmf_table="/support/components"}}
Die digitale Umgebung
In der modernen Zeit bildet das digitale Umfeld die potenteste Quelle für Prokrastination. Im Vergleich zum physischen Gegenstück is diese nämlich dazu designed unsere Aufmerksamkeit zu wecken und durch eine unendliche Menge an Content zu halten. Die Folgen daraus sind zweierlei:
Unterbrochener Fokus
Mittlerweile kann man sagen, dass jeder das Gefühl kennt, wenn sich ein kurzes Video auf Instagram zu einer 30 Minuten Detour entwickelt. Durch schlaue Algorithmen und eine niemals endenden Nachrichtenflut war es nie schwieriger, sich zu fokussieren. Wenn Social Media, E-Mails und Streaming für unsere Aufmerksamkeit konkurrieren — wie soll man sich dann auf die nächste Vorlesung konzentrieren?
Mentale Überforderung
Eine zu gigantische Auswahl an Quellen, Apps und Webseiten erzeugt schnell das Gefühl von Überforderung und oft Prokrastination. Welche Option passt zu meinem Problem? Wo finde ich die Information, die ich brauche? Gibt es eine bessere Methode?
Noch bevor wir mit der eigentlichen Arbeit anfangen können, haben wir bereits keine Energie aufgrund der 300 zu treffenden Entscheidungen mehr.
Beispiele für digitale Auslöser: YouTube, TikTok, Gmail, 15+ Browser Tabs, mehrere Notiz-Apps, Podcasts, News
Die soziale Umgebung
Das soziale Umfeld umfasst alle Menschen um uns herum — Familie, Freunde, Arbeitskollegen und sogar Online Communities. Sie beeinflussen unsere Erwartungen, Einstellung und alltägliches Entscheidungsverhalten.
Der Einfluss unserer Mitmenschen
Menschliches Verhalten wird umfassend von sozialen Gruppen beeinflusst. Wenn Prokrastination normalisiert und akzeptiert wird, steigt die Wahrscheinlichkeit wesentlich, dass wir ebenfalls beginnen Aufgaben aufzuschieben. Es fehlen die (negativen) Konsequenzen und damit der Druck am Ball zu bleiben.
Gegenseitige Ablenkung
In einem direkteren Sinn können unsere Mitmenschen auch zu Prokrastination beitragen, wenn sie unseren Fokus durch Gespräche unterbrechen. Das klassische Beispiel findet sich in Lerngruppen, die jedoch schnell zu einem entspannten Hangout mutieren, da sich jeder an den anderen Personen orientiert, und eigentlich keiner lernen möchte.
Umfeld-Auslöser identifizieren
Um effektive Veränderung vornehmen zu können, müssen wir zuerst den Ursprung des Problems identifizieren. Deswegen befassen wir uns nun mit zwei Methoden, die die Analyse und Betrachtung des eigenen Umfelds in den Vordergrund stellen.
Der Arbeits-Log
Die einfachste Methode ist das notieren von Details rund um die eigenen Aufgaben, um Muster zu identifizieren. Nutze dafür ein Notizblock oder deine präferierte Notiz-App um die folgenden Aspekte für jede Session festzuhalten:
- Datum & Zeit: Wann & wie lange habe ich prokrastiniert?
- Ort: Wo habe ich zu diesem Zeitpunkt gearbeitet?
- Ursache: Was könnte meiner Einschätzung nach ein möglicher Auslöser sein?
- Verhalten: Auf welches Verhalten bin ich ausgewichen, anstatt meine eigentliche Aufgabe zu erledigen?
- Gefühl: Wie habe ich mich im Anschluss gefühlt?
Nach bereits einer Woche solltest du eine umfassende Datenbasis geschaffen haben, um darauf basierend nach Zusammenhängen zu suchen. Gib es bestimmte Zeiten, Orte oder übergreifende Situationen in denen du besondern anfällig bist?
Leitfragen zur Identifikation von Verbesserungen
Aufbauend auf der vorherigen Methode kannst du ebenfalls regelmäßig hinterfragen, wie deine aktuelle Situation im Vergleich zu den Problemen der drei Dimensionen von Umfeld-Auslösern aussieht.
- Physische Umgebung: Ist mein Arbeitsplatz organisiert und unterstützt mich dabei fokussiert zu bleiben? Gibt Aspekte die regelmäßig meine Aufmerksamkeit auf sich ziehen?
- Digitale Umgebung: Wechsel ich regelmäßig zwischen Apps und Webseiten ohne dass es tatsächlich nötig wäre? Kann ich Änderungen vornehmen um weniger Abgelenkt zu werden?
- Soziale Umgebung: Werde ich regelmäßig von anderen Menschen gestört? Hält mich die Atmosphäre des Arbeitsumfelds auf konzentriert zu bleiben?
Durch diese Strategien kannst du schnell Verbesserungen identifizieren und die primären Quellen der Prokrastination eliminieren.
Nützliche Strategien gegen Umfeld-Auslöser
Falls du dir jedoch immer noch unsicher bist wieso trotz der vorherigen Ansätze keine Veränderung stattfindet, benötigen wir möglicherweise einen strukturierteren Ansatz.
Dafür haben wir eine etwas detaillierte Übersicht mit praktischen Tipps erstellt, um in kleinen Schritte auf große Veränderung hinzuarbeiten.
Der Pfad des geringsten Widerstands
Diese Methode verfolg die Philosophie, Produktivität so einfach wie möglich zu gestalten. Durch eine bewusste Gestaltung des eigenen Umfelds wird das erledigen von Aufgaben durch Vorbereitung und Routinen besonders einfach, und das verfolgen von Ablenkungen so unpraktisch wie möglich gestaltet.
Mehr zu dieser Strategie findest du in unserem ausführlichen Artikel: Der Pfad des geringsten Widerstands
Full-Hands-Strategie
Wir haben bereits etabliert, dass ein ordentlicher Schreibtisch das A&O ist. Zusätzlich haben wir einen klaren Indikator, wie wir uns diesbezüglich schlagen — nämlich ob nur die wesentlichen Dinge vorliegen, oder nicht.
Um dieses Ziel ein wenig einfach zu gestalten, falls wir gerade noch am Anfang stehen, gibt es die “Full hands in, full hands out”-Strategie. Diese aus der Restaurantindustrie adaptiert Premise lautet wie folgt: Jedes mal wenn du von deinem Platz aufstehst, solltest du nicht mir leeren Händen gehen. Egal ob du dir etwas zu trinken holst, oder einen Toilettengang wagst, nimm dir mindestens eine Sache von deinem Schreibtisch und räume sie an ihren vorgesehenen Ort zurück.
Dadurch kannst du ohne großen Mehraufwand deinen Tisch aufräumen, und aufgeräumt halten. Einer meiner persönlichen Favoriten!
Kontrolliere den Nachrichtenfluss
Unerwartete Nachrichten locken unsere Aufmerksamkeit wiederholt von der aktuellen Tätigkeit hin zu Social Media oder gleichwertigen Plattformen, die ein schnellen Check in 15 Minuten Unterhaltung verwandeln. Deswegen ist es unerlässlich auch unseren digitalen Arbeitsplatz “aufzuräumen”.
- Schließe alle aktuell nicht nötigen Tabs, Programme und Apps
- Verwalte deine Aufgaben und Termine, um nicht unerwartet unterbrochen zu werden. Ob mit einem einfachen Notizblock oder einer umfassenden App wie Notion spielt hierbei keine Rolle.
- Blockiere “unwichtige” Nachrichten von Sozialen Medien während du produktiv sein möchtest
Etabliere klare Grenzen
Soziale Interaktionen sind dynamisch und daher von Natur aus kompliziert zu strukturieren. Doch mit ein paar kleinen Tricks kannst auch du die richtigen Signale senden und routinierte Unterbrechungen vermeiden:
- Kommuniziere deine Arbeit- bzw. Fokuszeit offen mit Kollegen, Mitbewohnern und Freunden und bitte sie um Rücksicht
- Nutze physische Indikatoren wie eine geschlossene Tür, Kopfhörer, oder “Bitte nicht stören” Schilder, um andere Leute (indirekt) auf deine Präferenz hinzuxfweisen
- Reserviere bestimmte Zeiten um kurze Check-Ins mit Kollegen zu haben
Diese Auswahl stellt nur eine kleine Sammlung an Optionen zusammen, die dir gegen Umfeldauslöser zur Verfügung stehen. Beachte hierbei, dass dein Fortschritt meist in kleinen Schritten stattfindet, und keine Veränderung von heute auf morgen zu erwarten sein sollte. Durch wiederholte, kleine Praktiken, die sich über einen Zeitraum aufsummieren, kannst du jedoch deinem zukünftigen Ich zum Erfolg verhelfen.
Fazit
Umfeld-Auslöser sind ein alltägliches Phänomen, die unsere Prokrastinationverhalten aus dem Hintergrund beeinflussen. Dabei sind wir sowohl im sozialen, digitalen und physischen Bereich betroffen, weswegen abgestimmte Strategien für den Umgang notwendig sind. Doch mithilfe von kleinen, aber regelmäßigen, Aufwendungen können wir die Auslöser identifizieren, überdenken und im Anschluss überwinden.
